Inzwischen ist Transparenz ein bedeutender Faktor bei der Unternehmerkommunikation. Das gilt sowohl für PR-Arbeit außerhalb des Unternehmens als auch für die interne Kommunikation, etwa mit den eigenen Mitarbeitern. Doch was versteht man unter transparenter Kommunikation? Und wie setzt man die Transparenz richtig ein, ohne dass man die Empfänger mit Informationen überschüttet? Diese und alle weiteren Fragen zum Thema beantworten wir Ihnen in diesem Artikel.
Übersicht
Unter transparenter Kommunikation versteht man der Definition nach, dass Zielgruppen des Unternehmens relevante Informationen zeitnah und vollständig übermittelt werden. Das gilt sowohl für die interne als auch externe Kommunikation.
Dabei ist es nicht nur wichtig, dass die Informationen vollständig und zeitnah zu kommunizieren sind. Ein besonderes Augenmerk sollte auf die Relevanz gesetzt werden. Werden die Empfänger der Kommunikation mit sämtlichen Informationen überflutet, kann die Informationsverteilung negative Folgen haben.
Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Zu einer transparenten Kommunikation gehört somit nicht nur die reine Informationsverteilung. Auch sollte Feedback angenommen und sogar aktiv gefördert werden. Somit lassen sich Missverständnisse vermeiden und Verbesserungsvorschläge einholen.
Grundlagen transparenter Kommunikation
- Rechtzeitige Informationsbereitstellung
- Relevante Informationen der einzelnen Zielgruppen definieren
- Vollumfänglich informieren
- Klaren Rahmen schaffen
- Rückfragen und Feedback einbeziehen
Ziele transparenter Kommunikation
- Aufbau von Vertrauen
- Verbesserung der öffentlichen Wahrnehmung
- Bindung eigener Mitarbeiter
- Einholung von Feedback
Interne und externe Kommunikation gleichermaßen beachten
Häufig wird in Artikeln über transparente Unternehmerkommunikation ausschließlich die interne Kommunikation betrachtet. Das ist auch insoweit richtig, dass die Transparenz intern eine größere Wirkung erteilt und leichter umzusetzen ist. Durch transparente Kommunikation können etwa Führungskräfte ihre Mitarbeiter über aktuelle Geschehnisse und Pläne informieren, die Handlungen somit nachvollziehbar machen und auch Feedback der Belegschaft einholen. Letzteres kann zur Verbesserung von Prozessen und Strategien führen. Gleichzeitig fühlen sich Angestellte einbezogen, was zu einer positiven Bindung an den Arbeitgeber führt.
Nichtsdestotrotz sollte Transparenz auch in der externen Kommunikation im Rahmen der Public Relations einen hohen Stellenwert besitzen. Transparenz wirkt sich positiv auf das Image des Unternehmens aus und kann zur Kundenbindung genutzt werden, aber auch Neukunden gewinnen.
Beispiel:
Nachhaltigkeit ist heute ein wichtiges Kriterium für vielzählige Kunden, wenn es um die Auswahl von Produkten und Dienstleistungen geht. Ihr Unternehmen engagiert sich für eine nachhaltige Produktion? Zeigen Sie Ihren Kunden, nicht nur, dass sie nachhaltig sind, sondern was sie konkret dafür machen. Auch wenn Sie Ihre Nachhaltigkeitsstrategie vollständig umsetzen, können Sie zeigen, was Sie tun, welche offenen Punkte es gibt und welche Meilensteine Sie in Sachen Nachhaltigkeit in Zukunft umsetzen wollen.
Auch wenn Sie den Aspekt der Nachhaltigkeit somit noch nicht vollständig abdecken, schaffen Sie Transparenz gegenüber Ihren Kunden und haben Vorteile gegenüber der Konkurrenz, die nichts für die Nachhaltigkeit macht oder nicht über getroffene Maßnahmen informiert.
Warum ist transparente Kommunikation wichtig?
Transparenz schafft Vertrauen und ist eine bedeutende Säule der Kommunikation. Somit unterstützt eine transparente Kommunikation eines der großen Ziele der Öffentlichkeitsarbeit. Das Vertrauen sorgt einerseits dafür, dass die Öffentlichkeit ein positives Bild von einem Unternehmen hat. Verhandlungen mit den potenziellen Lieferanten oder Investoren lassen sich somit besser durchführen. Auch sind Kunden eher zu einem Kauf geneigt.
Zum anderen schafft Vertrauen ein besseres Verhältnis zwischen Unternehmen und der eigenen Belegschaft. Durch transparente Kommunikation informieren Sie Mitarbeiter rechtzeitig über wichtige Ereignisse innerhalb der Organisation. Die Angestellten fühlen sich infolgedessen eingebunden, bauen eine Nähe zum Arbeitgeber auf und können das eigene Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber wahrnehmen.
Wie Sie sehen, kann Transparenz vielzählige positive Effekte erzielen. Von noch größerer Bedeutung sind jedoch die Folgen fehlender Transparenz. Diese machen sich besonders bei der internen Kommunikation bemerkbar. Informieren Sie beispielsweise die eigene Belegschaft zu spät über die Eröffnung eines neuen Standorts oder die Fusion mit einem anderen Unternehmen, können sich die Angestellten ausgeschlossen fühlen. Infolgedessen werden kurz- bis mittelfristig wertvolle Arbeitskräfte abwandern. Extern lassen sich ebenso negative Effekte bei fehlender Transparenz beachten. Etwa können Investoren weniger aufgeschlossen sein und Kunden die Produkte eines Unternehmens im schlimmsten Fall sogar aktiv meiden.
Die 5 Grundlagen transparenter Kommunikation
Auch bei einer transparenten Kommunikation gibt es bestimmte Dinge zu beachten, damit die Transparenz eine positive Wirkung erzielt und nicht ins Gegenteil umschlägt. Adressieren Sie die falsche Zielgruppe oder überschütten Sie ihrem Gegenüber mit Informationen, die schlimmstenfalls veraltet sind, führt das nicht zum gewünschten Ergebnis.
Um dies zu vermeiden, haben wir Ihnen an dieser Stelle fünf Grundlagen für eine transparente Kommunikation zusammengefasst:
Rechtzeitige Informationsbereitstellung
Eine transparente Kommunikation ist wenig förderlich, wenn sie zu spät erfolgt. Hier ist wieder ein gutes Beispiel die Eröffnung eines neuen Produktionsstandorts. Teilen Sie Ihren Mitarbeitern die Information erst dann mit, wenn bereits die Öffentlichkeit darüber berichtet hat, fühlen diese sich unter Umständen hintergangen und von wichtigen Entscheidungen ausgeschlossen.
Ebenso sollte Sie Anwohner rechtzeitig über mögliche Lärmbelästigungen im Rahmen des Baus informieren. Auch wenn sich die Ruhestörung nicht vermeiden lässt, wird sie somit in aller Regel positiver aufgenommen. Auch das zählt positiv auf die öffentliche Wahrnehmung ein.
Relevante Informationen der einzelnen Zielgruppen definieren
Im Rahmen der transparenten Kommunikation sollten Sie festlegen, welche Zielgruppen Sie haben und welche Informationen für diese relevant sind. Irrelevante Dinge sollten Sie infolgedessen aus der Kommunikation mit der jeweiligen Zielgruppe ausschließen bzw. besonders interessante Dinge nur am Rand erwähnen.
Würden Sie etwa Ihre eigenen Mitarbeiter einfach mit sämtlichen Informationen überschütten, fühlen sich die Angestellten schnell überfordert. Sie würden nicht mehr mit der Aufnahme der Informationen hinterherkommen und diese schlimmstenfalls ignorieren, da davon ausgegangen wird, dass sie irrelevant ist. Dann kommunizieren Sie zwar transparent, erreichen aber nicht mehr Ihre Zielgruppe oder erschaffen eine negative Assoziation bei dieser.
Vollumfänglich informieren
Kennen Sie Ihre Zielgruppe und die für sie relevanten Informationen, sollten Sie auf eine vollumfängliche Berichterstattung Wert legen. Achten Sie darauf, dass Sie dem Empfänger Ihrer Nachrichten alle Informationen liefern, die er erwartet und auch benötigt.
Auch das lässt sich sehr gut am Beispiel vom Bau einer neuen Fabrik erklären. Sie wollen hier die Anwohner vollumfänglich über den Bau informieren. Dazu reicht es nicht aus, wenn Sie nur darüber informieren, dass eine Fabrik gebaut wird. Stattdessen sollten auch folgende Punkte kommuniziert werden, da Sie für Ihre Zielgruppe relevant sind:
- Wo findet der Bau statt? (Adresse)
- Von wann bis wann wird voraussichtlich gebaut?
- In welchem Zeitraum ist verstärkt mit einer Lärmbelästigung zu rechnen?
- Wem gehört die Fabrik und was wird dort gemacht?
Wie kann ich das Unternehmen bei Fragen kontaktieren?
Klaren Rahmen schaffen
Zur Kommunikation stehen Ihnen in der heutigen Zeit zahlreiche Kommunikationsmittel von Printmedien über die eigene Website oder Social-Media bis hin zum Podcast zur Verfügung. All diese Medien haben Vor- und Nachteile. Auch werden Sie von verschiedenen Zielgruppen genutzt. Deshalb erläutern wir Ihnen diese noch einmal weiter unten.
Grundsätzlich gilt hier: Fragen Sie sich, welche Zielgruppen das Medium nutzen und welche Informationen für sie relevant sind.
Legen Sie von Beginn fest, welches Medium Sie für welche Informationen nutzen wollen und halten Sie den selbst festgelegten Rahmen nach Möglichkeit ein. Veröffentlichen Sie beispielsweise das Mitarbeiter-Interview vierteljährlich im Mitarbeitermagazin, erwarten die Angestellten auch beim nächsten Mal, dass es dort erscheint. Entsprechend sollten Sie es nicht plötzlich nur noch im Intranet oder per Podcast veröffentlichen, ohne dies vorher zu kommunizieren.
Rückfragen und Feedback einbeziehen
Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Das gilt auch hinsichtlich der Transparenz. Sie sollten Ihre Zielgruppe nicht nur informieren, sondern auch auf Feedback zu der Mitteilung eingehen. Haben Mitarbeiter Fragen oder werden Kommentare in den sozialen Medien geschrieben, sollten Sie auf diese reagieren. Auch sollten Sie aktiv dafür sorgen, dass eine transparente Kommunikation gelebt wird. Im Unternehmen können Sie dazu regelmäßig Umfragen veranstalten und Mitarbeitern im internen Magazin oder auf der Intranet-Plattform eine Möglichkeit bieten, Ideen sowie Meinungen zu teilen.
Wichtig: Auch wenn es selbstverständlich ist, sollten Sei der transparenten Kommunikation darauf achten, dass die Informationen wahren Tatsachen entsprechen. Ist das nicht der Fall, werden Sie das aufgebaute Vertrauen schnell wieder verlieren.
Mögliche Wege für eine transparente Kommunikation
Zur Verteilung von Informationen stehen Ihnen zahlreiche Kommunikationsmittel zur Verfügung. Grundsätzlich wird zwischen Medien für die interne und externe Kommunikation unterschieden. Alle dieser Medien haben eigene Vor- und Nachteile, wodurch sie sich für bestimmte Zielgruppen sowie Informationen besser oder schlechter eignen.
Mögliche Kommunikationswege lauten etwa:
Intern:
- Newsletter
- Mitarbeitermagazin
- Podcast
- Veranstaltungen
- Meetings
- Intranet
Extern:
- Newsletter
- Social-Media-Posts
- Podcast
- Pressemitteilungen
- Pressekonferenzen
- Blog-Artikel
- Livestreams
- Flyer und andere Printmedien
Interessieren Sie sich näher für die verschiedenen Kommunikationswege, können Sie hier mehr dazu lesen: PR-Maßnahmen: Erklärung + 5 Beispiele für Public Relations
Fazit – Transparenz in der Kommunikation verstehen und richtig anwenden
Eine transparente Kommunikation ist ein wirksames Mittel der Öffentlichkeitsarbeit. Das gilt sowohl für interne als auch externe Zielgruppen. Damit die Transparenz ihre volle Wirkung erzielt, gibt es einiges zu beachten. Welche Grundlagen Sie unbedingt einhalten sollten und welche Wirkung eine transparente Kommunikation entfalten kann, haben wir Ihnen im Artikel gezeigt. Außerdem haben wir mögliche Kommunikationswege aufgelistet.
Wir hoffen, dass wir Ihnen damit weiterhelfen konnten!
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